Mėnulio šviesa mūsų namuose. I dalis

Jau virš pusės metų mūsų namuose buities organizavimo ir valdymo asistentu įsidarbino Microsoft Office programa OneNote. Gaila, kad jos nežinojau ir neaptikau anksčiau ( Microsoft Office pakete ji nuo 2007 ).  Dabar jau sunku būtų įsivaizduoti kasdienių ir nekasdienių reikalų tvarkymą ir planavimą be šio pagalbininko.  Neveltui sakoma, kad prie gero greit  priprantama. Ir nors matau porą erzinančių trūkumų, bet kol kas nieko geresnio ( arba nemokamo )nesu aptikusi.

OneNote- tai elektroninis bloknotas, dar kitaip užrašinė.  Programa, kaip ir popierinis bloknotas turi teminius skirtukus, kurių viduje galite kurti neribotą skaičių puslapių su potėmis. Įvadinis programos puslapis puikiai iliustruoja esmę:

Norėčiau pasidalinti pagrindiniais, mano manymu naudingiausiais, Microsoft Office OneNote ( toliau- MO ON,  čia ir mėnuliuko etimologija 🙂  ) programos naudojimosi aspektais. Taip pat planuoju ir dar vieną įrašą šiai temai, kuriame pabandysiu iliustruoti visus punktus pagal savo patirtį ir konkrečius MO ON naudojimo mūsų buityje variantus.

1.

Pirmoji, bet ne svarbiausia,  MO ON funkcija, kuri buvo man aktuali – idėjų generavimo ir archyvavimo vieta. Nuotraukos, video, komentarai, nuorodos ir panašūs naudingi dalykai dažniausiai buvo kaupiami per keletą skirtingų vietų.  Aplankų (folder)  medis augdavo tiek į plotį, tiek į gylį, pelė spragsėdavo n kartų, kol pasiekdavau tai, ką norėdavau. Skirtingi  dokumentų formatai atidaromi atskirai kaupdavosi darbo juostoje ( esu megėja vienu metu atsidaryti daug dokumentų).  Dokumetus reikdavo karts nuo karto išsaugot, kad nieko neprarastum. Labiausiai man nepatiko tinklalapių archyvas favorite pagalba, nes prabėgus kažkiek laiko sudėtinga atgaminti informacinį kontekstą- kodėl išsaugojai šią nuorodą, su kuriais kitais dokumentais kompiuteryje ji susijusi ir pan.

Šiai funkcijai puikiai tinka MO OneNote.  Tai tarsi Windows Explorer aplankų medis, tik iškart pasiruošęs tau tarnauti! Pagal asmeninę logiką pasiruoši darbo aplankus, kuriuos informacija iškarto aktyvi, ją gali redaguoti, papildyti ir kas man labai patinka- laisvai kompiliuoti, t.y. viename lange ir tekstą rašai, ir paveikslėlį  įkeli, ir internetinę nuorodą, ir pabrauki žymekliu kažką aktualaus. Viskas (beveik 🙂 ) viename!

2.

Jei jau pradėjau apie viską viename, tai iškarto pereisiu prie antrojo MO ON naudos ir patogumo mūsų namuose aspekto. Tai skirtingų priemonių naudojimas vienoje programoje. Net keista kaip senai bebuvau atsidariusi MO Word programą. Man jos dabar tiesiog nereikia, bent jau toms funkcijoms, kurių prisireikia buityje. MO ON ne tik turi pagrindinius Word įrankius, bet ir daug patogesnį „užrašinį“ jų naudojimą. T.y. parašytą teksto gabaliuką galime kilnoti po visą puslapį savo nuožiūra ( taip kaip pvz. paveikslėlį ).  Šalia parašyto teksto galime kelti ir kitokią informaciją – pabraižyti kokį eskizą Paint priemonėmis, pridėti formulę (Equation), padaryti garso įrašą ( iškart pagalvojau kaip šią funkciją panaudotų draugas ornitologas).  Yra ir patogus  Screen Clipping (vaizdo iškirpimo) įrankis. Nors jau senokai atradau Windows  Snipping Tool, bet džiugu, kad ir MO dabar tą siūlo. Baigėsi ilgoji PrintScr -˃ Paint -> Paste -> kerpu/klijuoju -> Copy/Save as -> Paste/Insert era (oi kiek kartų tas procesas kartotas…).

Šiame punkte turiu paminėti ir vieną mane labiausiai erzinantį  MO ON  trūkumą. Jame nėra  MO Excel elementų. Daug man ir nereiktų, bet elementarių lentelių ir pvz. kokių diagramų funkcijos tikrai labai praverstų.  Lentelę galima kurti tik Word tipo, jokios formulės tame nepanaudosi. Turint omeny, kad šeimos buityje labai svarbus finansų planavimas, sekimas ir archyvavimas – šis trūkumas man yra pagrindinis MO ON minusas. Tam tikru bandymu tai užglaistyti galima laikyti Shortcut ( trumpiausio kelio) naudojimas, kai tiesiog dedi į puslapį nuorodą į Excel  dokumentą, esantį kompiuteryje , taip kaip pvz. internetinę nuorodą.  Tačiau tokių nuorodų panaudojimas labai ribotas ( kodėl- atsakymas paskutiniame punkte).

3.

Sekantis mums naudingas aspektas yra tarsi antrojo punkto tęsinys, tačiau pagal savo reikšmę ir autonomiškumą jam suteikiu atskirą numeriuką.  Ši funkcija-  MO OneNote sąsaja su MO Outlook.  Kaip jau minėjau ankstesniame įraše- MO Outlook iki šiol turėjo svarų vaidmenį mūsų šeimos buities organizavime ir valdyme. Tad galimybė susieti MO ON ir MO Outlook  padėjo greičiau įdiegti MO ON  įpročius mūsų namuose. Susiejimui naudojami trys pagrindiniai įrankiai.

Visų pirma – bet kokį sukurtą OneNote puslapį su visa jame esančia informacija galite iškarto išsiųsti kaip laišką. Net kopijuoti nereikia.  Kita funkcija- kad bet kokį parašytą sakinį galite paversti Outlook Task ( užduotimi).  Taip pat galite sudaryti kažkokį sąrašą ar punktais suskaidytą tekstą ir visus punktus paversti užduotimis.  Labai patogi funkcija. Ją dabar ėmiau naudoti dažniau nei iki MO ON, nes seniau tiesiog įkyrėdavo įvedinėti po vieną atskirą Outlook užduotį.  Laiko taupymas ir optimizavimas! Trečioji funkcija – kalendoriaus susitikimų informacijos naudojimas MO ON programoje. Neatidarant Outlook galima matyti dienos susitikimus, jo detales įkelti į redaguojamą puslapį  ir atvirkščiai – naudojant Outlook galima įkelti kažkokią informaciją iš MO ON.

4.

Mėgstu geriausius dalykus pasilikti pabaigai! Pats geriausias ir naudingiausias dalykas MO ON naudojime mums – galimybė bendrinti MO ON  skirtinguose kompiuteriuose bei tinkle.  Pradinis poreikis tam atsirado dėl to, kad namuose du kompiuteriai. Kartais naudojamas vienas, kartais kitas. Atitinkamai surasta nauja, naudinga informacija buvo saugoma tai viename, tai kitame kompiuteryje. Karts nuo karto susikeldavau mėgstamų puslapių sąrašus iš vieno kompiuterio į kitą. Per namų tinklą rasdavau norimą dokumentą kitame kompiuteryje. Tačiau tam reikėjo, kad abu būtų įjungti. Atsiradus QNAP ( žr. Sauliaus įrašą Jis turi veikti nuolat! ), nebeliko nuolat įjungto kompiuterio poreikio. Tad naudojimasis surinkta informacija tapo baisiai griozdišku. Gal tai buvo ir viena priežasčių dėl ko atkreipiau dėmesį  į MO ON.

Įvedi informaciją ir ji raliuoju laiku jau kitame kompiuteryje. Gerumėlis! Kai įvyksta sinchronizavimas, prie naujos informacijos atsiranda pažymėjimas su detalėmis, kas ir kada pridėjo naują informaciją.  Tačiau čia tik pradžia – informaciją galima įkelti ir ją peržiūrėti  ne tik per namų tinklą, bet ir internetu per kokį nors duomenų debesį ( mes naudojame Windows Live).  Pvz. būdama namuose užsiimu kelionės planavimu. Į MO ON sukeliu informaciją su planuojamomis aplankyti vietomis, nuorodomis į naudingus tinklapius, preliminaria sąmata. Mano vyras darbe MO ON programoje pasižiūri tą informaciją, pakomentuoja, papildo ir aš iškarto matau šiuos atnaujinimus. Jokio dokumentų siuntinėjimo per  Skype, jokio saugojimo skirtingose vietose, jokių skirtingo išsaugojimo variantų ( yra autosave funkcija, dėl kurios nereikia sukti galvos apie pastovų saugojimą). Viskas vienoje vietoje!

Galima  kurti atskirus aplankus, kuriais galima dalintis su skirtingais asmenimis- pvz. šeimyninis, draugų, darbo aplankas ir t.t. Taip pat galima ir uždėti papildomas apsaugas- t.y. uždėti slaptažodį  kažkokiai aplanke esančiai informacijai.

Grįžtant prie trūkumų  galiu paminėti tai, kad dedant Shortcut nuorodą į kompiuteryje esantį dokumentą, bendrinant jo pažiūrėti jau nebus galima.

 

Susidomėjusiems šios programos naudojimu, rekomenduoju pasinaudoti MO video pamokomis. Taip pat galima ir Youtube rasti naudingų pamokų ir pristatymų. Tikiuosi prie naudingos informacijos prisidės ir šis kuklus mano praktikos pasidalinimas. Su šia tema dar grįšiu kitame įraše, tad iki susirašymo!

P.S. kaip ir visada- man labai svarbūs Jūsų pastebėjimai, komentarai ir kritika!

 

9 komentarai apie “Mėnulio šviesa mūsų namuose. I dalis

  1. Man pagrindinis trūkumas tas, kad tai yra MS programa. Sakai, kad gali siųsti tiesiai informaciją paštu, kur patinka, tačiau tam turi naudoti kitą MS programą – outlooką arba outlook express. Kai mobiliuose įrenginiuose rinką užkariavę google ir apple, dalinimasis smarkiai ribotas…šiandien valdydamas savo gyvenimui aktualią informaciją pirmenybę teikiu google drive. Tačiau taip, studijų metu rašant bakalauro ir magistro darbus OneNote man buvo nepakeičiamas pagalbininkas suvaldant labai įvairialypę informaciją iš įvairialypių šaltinių (knygų, interneto, istorinių šaltinių, brainstorm’o). Ją tiesiog visada būdavo lengva pasiekti ir surasti kai jos prireikdavo.

    • Aš lygiai kaip ir tu- naudoju google paštą. bet tai juk netrukdo naudot ir outlook. Outlooke gali būt net ir kelios gmail paskyros (account). Tokiu pačiu būdu iš outlook kalendoriaus informacija atkeliauja ir į mano draugą išmanųjį, per gmail paskyrą. Tereikia sutvarkyti pop3. Gaila tik, kad yahoo už šią paslaugą ima pinigėlį ( nors kai mokestis metinis, tai kaina nėra tokia didelė, lyginant su patogumu).

      • Iš tikrųjų aš neturiu net išmaniojo, tad tik svarstau, kuo naudočiausi, jei turėčiau. O gmailo skaitančio per pop 3 savęs nebeįsivaizduoju, nes nebeįsivaizduoju savęs skiriančio prioritetą kuriam nors vienam kompiuteriui. T. y. vertinu išimtinai „ore kabančius“ dalykus, kuriuos galiu pasiekti tada, kai prieinu prie interneto. Nebepakenčiu situacijos „o ne, palikau namų kompiuteryje, ryt atsinešiu“ 🙂
        Žinoma, google drive gal būt neturi tokio funkcionalumo, kokį ms siūlo onenote programoje…

        • Pritariu, kad MS „pririštas“ prie kompiuterio. Ir taip pat kad personaliniam kompiuteriui ateina galas :). bet kol kas tai mano optimaliausias pasirinkimas. Dėkui už mintį apie google drive, einu juo pasidomėsiu 🙂

  2. taip, pas mus irgi panasiai del duomenu saugojimo….. Esu prisidariusi folderiuku folderiukuose :), o paskui sunku atsirinkt, kazi kur as kazka padejau ir kur galejau priskirt ta info :). galvojau, kad cia man vienai taip :)……o apie nuorodas tai visai baisu, kazkada PC reikejo perinstaliuot, nuorodu kauptu ilga laika nepavyko issaugot, va cia tai buvo man praradimas 🙂
    Tiesa pasakius nesu labai megeja nauju programu ir gana sunkiai jas priimu, bet siuo atveju manau, kad reikia! Tik tas ribojimas, kad negali is bet kur, kur tik yra internetas ta info pasiekt, tikrai gan dielis minusas……Na bet turbut reikia pabandyt, gal visai patiks 🙂
    Aciu Deimante uz pasiulyma, prasysiu jauciu ir praktiniu pamoku 🙂 nes nezinau net kur to One Note ieskot kompe 🙂

    • Neringa, atvirkščiai- pasiekti gali iš bet kur, kur yra internetas. Čia gal sumaišė mano ir Andriaus diskusija dėl Outlook panaudojimo šitam reikalui. Su Outlook daugiau galimybių, bet ir be jo nauda nemaža.

  3. O aš, turbūt, turiu arba per daug arba per mažai laiko 😀 mano geriausia draugė yra užrašų knygelė – ir dar niekada ,,nepavedė“ 😀 man kažkaip daug mieliau ir artimiau..

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.